Tipps für gelungene Aufgabenverteilung

Die Aufgabe ist nicht erledigt! Hilfe! Wer war dafür zuständig? Und warum ist nichts dokumentiert? Wie ist denn der momentane Stand? Und warum bitte wurde die Aufgabe nicht bis zu Ende ausgeführt??? Bevor Du verzweifelst: In jedem 2. Team, das wir beraten, stehen diese Fragen im Raum.

 

Plötzlich ist der Organisator eines Teams krank …

… und Janet wurde für einen Vortrag gebucht. Niemand kennt den derzeitigen Stand. Alles auf Anfang, leichte Panik, Durcheinander im Kopf. Übrigens: Auf beiden Seiten.

Oder ein Kunde droht mit Auftrag …

… Panik – wer ist eigentlich wofür zuständig? Und Du hast die Aufgaben doch verteilt – warum denkt denn keiner mal eigenständig mit? Übrigens: Was wohl der Kunde denkt?

Und Du bist wieder mal dran: Finde die Lösung!

Wenn Du jetzt das Gefühl hast, die Wertschätzung Deiner Arbeit im Team könnte höher sein, dann sind wir mit ganzem Herzen bei Dir. Deshalb wollen wir uns heute um das Thema „Aufgaben verteilen“ kümmern.

Du kannst nicht alles allein schaffen, das weißt Du ja bereits. Du hast ein Team, in dem jeder andere Potentiale, Wünsche und Ideen hat. Auch wenn Du gerade gar keinen Nerv dafür hast – für Eure Zukunft und Deinen Seelenfrieden ist es wichtig, über Aufgabenverteilung und -erledigung zu sprechen.

 

HE! TIPP #1: So verteilst Du Aufgaben richtig

Wer richtig fragt, bekommt die richtigen Antworten.

 

Aufgabe 1: Stelle Fragen!

Trommel Dein Team zusammen und stelle Fragen mit den wichtigsten Fragewörtern überhaupt:

WER macht was?

WIE wird die Aufgabe erledigt?

WO wird sie erledigt?

WANN und bis wann ist die Aufgabe erledigt?

WAS genau ist die Aufgabe und was ist zu tun?

HE! TIPP #2: So empfangen Deine Team-Mitglieder die gestellten Aufgaben richtig

 

Wie bekommst Du Dein Team dazu, Aufgaben so zu verstehen, wie Du sie meinst?

Ihr habt darüber gesprochen, wer was tun soll. Prima. Das heißt aber noch lange nicht, dass jetzt alles reibungslos funktioniert. Oft hören wir, dass es ja einen Unternehmensleitfaden des Unternehmens gibt, in dem alles steht. Diesen Leitfaden bekommen Mitarbeiter, sobald sie eingestellt werden. Der Leitfaden umfasst etwa 30 Seiten …

Nun ja, vielleicht bist Du und sind Deine Team-Mitglieder ein Menschen, die gern lesen und sich alles merken. Falls nicht – tja, dann war es das mit dem Thema Unternehmensleitfaden. Die Information ist einfach verpufft! Wenn sie nicht täglich wieder auf den Tisch kommt, verpufft die Information. Nimm Dir also noch einmal Tipp #1 zu Herzen und stelle ruhig nochmals die Fragen!

 

Aufgabe 2: Stelle noch mehr Fragen!

WER macht was?

WIE wird die Aufgabe erledigt?

WO wird sie erledigt?

WANN und bis wann ist die Aufgabe erledigt?

WAS genau ist die Aufgabe und was ist zu tun?

+

WELCHE Information fehlt Dir noch, um die Aufgabe auszuführen?

HE! TIPP #3: So führt jedes Team-Mitglied seine Aufgaben zu Ende

Kontrolle ist nicht jedermanns Ding. Kontrolle durch Fragen ist aber sehr wertvoll – und wenn Du Deine Hilfe zur Lösung anbietest, auch sehr gern gesehen.

 

Aufgabe 3: Stelle noooch mehr Fragen!

WIE kann ich Dir helfen?

WER kann Dir helfen?

WAS ist noch zu tun?

WELCHE Informationen fehlen Dir noch?

WO hakt es?

Bis WANN bist Du fertig?

WIE brauchst Du die Aufgabe, dass Du sie ausführen kannst?

HE! TIPP #4: So arbeitet Ihr besser zusammen

Jeder Mensch tickt anders. Und genauso anders gehen Deine Team-Mitglieder an Lösungen und Aufgabenstellungen heran. Bekomme heraus, welche Sinne jedes Deiner Team-Mitglieder besonders mag!

 

Wer braucht Informationen,

die bildlich aufgearbeitet sind? (Wir alle schauen gern Bilder und Videos an!)

die olfaktorisch aufbereitet sind? (Wer braucht einen bestimmten Geruch in der Nase, um frei und gut arbeiten zu können? Z.B. frische Luft?)

die fühlbar sind? (Wer braucht erst das Endprodukt, dass er sehen und anfassen kann, bevor er die Thematik versteht?)

die schmeckbar sind? (Wie wäre es mit einem entspannten Kaffee?)

die hörbar sind? (Wie wäre es mit einer Aufzeichnung einer Sprachnachricht?)

die lesbar sind? (Wer bei Euch liest gern lange Texte und Tabellen?)

 

Aufgabe 4: Stelle sinnliche Aufgaben!

Frage Dein Team, wie jeder in der Schule am besten gelernt hat. Jeder lernt ja anders. Auch Zusammenarbeit ist Lernen – und wie wir lernen, bleibt ein Leben lang bestehen. Binde immer die Art zu lernen in Deine Aufgabenverteilung ein – so geht alles leichter von der Hand!

 

Vielleicht helfen Dir unsere „Wie delegiere ich Aufgaben“-Methoden

 

Janet: „Ich bin überzeugt, dass wir Menschen dazu bringen können, ihre Aufgaben perfekt und vor allem bis zu Ende auszuführen. Dafür müssen wir sie machen lassen! Selbst denken und selbst Lösungen finden lassen! Wenn jemand wutentbrannt  mit einem Problem zu mir kommt, sage ich: „Das ist das Problem. Dabei kann ich Dir nicht helfen. Sobald Du eine Idee für eine Lösung hast, helfe ich Dir sofort!“ und zack, versucht derjenige, Lösungen zu kreieren.“

 

 

Isabell: „Eine Aufgabe zu erfüllen gibt Kraft und fordert uns. Dabei ist eine klare Formulierung und Kommunikation gefragt. Jeder von uns hat besondere Fähigkeiten, erkennt das der Chef, können Aufgaben gezielt verteilt und erledigt werden.“

 

 

Birgit: „Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass jeder die Verantwortung für seine Aufgaben voll übernimmt. Hierfür ist die genaue Festlegung wichtig. „Jemand müsste mal irgendwann…“ ist nicht zielführend. „Wer macht was bis wann (mit wem)“ bringt Klarheit und Aktion. Dafür sind Teammeetings super wichtig und aus meiner Sicht auch eine schriftliche Übersicht für alle. Daran kann das Team dann das nächste Meeting sehr effektiv und lösungsorientiert durchführen.“

 

 

Denise: „Aufgaben kennt jeder. In der Schule beginnt es, dass Aufgaben verteilt werden. Wenn einem das Thema so gar nicht interessiert, erledigt man diese Aufgabe nur widerwillig und auf den letzten Drücker. Warum? Die Ursache ist doch, dass Interesse an einer Sache? Also sollte man doch als Aufgaben-Auftraggeber das ganze so verpacken, dass das Interesse geweckt wird. Da kann man sich einem anderen Fakt zur Hilfe holen: Denn, ein jeder Mensch möchte doch gebraucht werden, und für das honoriert werden, was er kann. Und wer möchte denn nicht gerne helfen? Also nehme ich mir bei zu delegierenden Aufgaben den potentiellen Auftragerfüller zur Seite, frage, ob er/sie mir helfen könnte, weil ich weiß, dass er das sowieso viel besser macht, und außerdem ist es doch so, dass wenn man gemeinsam an einem Strang zieht, dann geht alles viel schneller und man freut sich, geholfen zu haben.
Ich delegiere also Aufgaben so, dass ich die Aufgabe interessant verpacke, den Auftragerfüller mit seinen Stärken motiviere, mit ihm auf Augenhöhe und mit einem ehrlichen Lächeln im Gesicht kommuniziere und ich ihm den Sinn seiner Hilfe erkläre. Dann sage ich noch die Deadline und frage kurz vor Ende nochmal an, ob alles läuft oder er Hilfe braucht. Ein fettes Danke am Ende ist dann das i-Tüpfelchen und motiviert obendrein – so weiß ich, mein Kollege wird mir auch bei der nächsten Aufgabe gerne helfen.“

 

Viel Erfolg beim Aufgaben erfüllen – melde Dich, wenn wir Dir helfen können! Schreibe uns einfach einen Kommentar unter diesen Artikel!

 

Losgelöste und entspannte Grüße an Dich und Dein Team!

Deine Janet, Birgit, Isabell und Denise

vom Team HERZERWÄRMER!

 

 

PS:

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About The Author

Janet

Janet Schaer ist Deutschlands 1. Herzerwärmerin. Sie ist neben ihrer Tätigkeit als internationale Referentin Mutter von drei Kindern, Yoga/ Pilates-Trainerin und Autorin & Illustratorin mehrerer Bücher. >>> www.dieherzerwaermer.com/janet-schaer <<<